Track Changes (theo dõi thay đổi) trong Excel là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn ghi lại và xem lại tất cả các thay đổi được thực hiện trên bảng tính của bạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhóm, nơi nhiều người có thể cùng làm việc trên một tập tin Excel và cần phải theo dõi ai đã thực hiện những thay đổi gì, khi nào và ở đâu. Hãy cùng tìm hiểu tính năng hữu ích này bạn nhé!

Lợi ích khi sử dụng Track Changes

• Kiểm soát thay đổi: Bạn có thể kiểm soát và quản lý các thay đổi được thực hiện trong tài liệu, đảm bảo rằng tất cả các chỉnh sửa đều được giám sát.
• Cải thiện hợp tác: Khi nhiều người cùng làm việc trên một tập tin, Track Changes giúp dễ dàng theo dõi các thay đổi và giao tiếp hiệu quả hơn giữa các thành viên trong nhóm.
• Lưu giữ lịch sử: Giữ lại lịch sử thay đổi giúp bạn có thể quay lại các phiên bản trước nếu cần thiết, tránh mất mát dữ liệu quan trọng.

Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Cách cho hiển thị chức năng Track Changes

Đối với phiên bản Excel 2019 trở lên, tính năng này sẽ không hiển thị sẵn trên giao diện làm việc, cho nên bạn cần thực hiện một số thao tác ban đầu để đưa nút chức năng Track Changes ra bên ngoài.

Bước 1: Trên thanh công cụ bạn nhấn vào tab File ➡️ Chọn dòng Options.

Bước 2: Hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại này bạn chọn Quick Access Toolbar ➡️ Tại Combo box Choose commands from, bạn chọn All Commands ➡️ Chọn chức năng Track Changes (Legacy) và nhấn nút Add ➡️ Cuối cùng nhấn OK.

Sau khi thao tác xong sẽ hiển thị biểu tượng Track Changes:

Hướng dẫn bật Track Changes cho tập tin Excel

Bước 1: Thực hiện nhấn vào lựa chọn Highlight Changes….

Bước 2: Hộp thoại Highlight Changes sẽ xuất hiện, bạn click vào ô Track changes while editing. This also shares your workbook và sau đó tiến hành thiết lập các tuỳ chọn bên dưới.

When: Cho phép bạn chọn thời gian để theo dõi các thay đổi. Bạn có thể chọn theo dõi từ lần lưu cuối cùng hoặc từ một khoảng thời gian cụ thể.

+ Since I last saved

+ All

+ Not yet reviewed

+ Since date…

Who: Bạn có thể chọn theo dõi thay đổi của tất cả mọi người hoặc chỉ của một người dùng cụ thể.

 + Everyone hoặc Everyone but Me.

Where: Chỉ định phạm vi ô hoặc toàn bộ bảng tính để theo dõi các thay đổi. Nếu bạn muốn theo dõi 1 phần bảng tính, thì Click chọn Where và chọn vùng dữ liệu chứa các ô cần theo dõi. Còn nếu bạn muốn theo dõi toàn bộ bảng tính thì click vào ô Highlight changes on screen.

Bước 3: Khi đã thiết lập xong, bạn nhấn OK để hoàn tất.

Hướng dẫn cách xem, chấp nhận hoặc từ chối thay đổi

Một khi bạn đã bật tính năng Track changes, mọi chỉnh sửa trên bảng tính sẽ được ký hiệu ở vị trí thay đổi. Để xem lịch sử chỉnh sửa, bạn thực hiện di chuyển chuột đến ô đó, thông tin chi tiết về việc chỉnh sửa sẽ hiển thị bên cạnh.

Sau khi xem xong, bạn có thể chấp nhận (Accept) hoặc từ chối (Reject) thay đổi đó bằng cách:

Bước 1: Nhấn chọn biểu tượng Track Changes trên thanh Quick Access Toolbar ➡️ Nhấn vào lựa chọn Accept/Reject Changes.

Bước 2: Hộp thoại Select Changes to Accept or Reject xuất hiện.

When: Bạn có thể chọn xem các thay đổi trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc tất cả các thay đổi từ lần lưu cuối.

Who: Bạn có thể chọn xem các thay đổi được thực hiện bởi một người dùng cụ thể hoặc tất cả người dùng.

Sau đó bạn nhấn vào nút OK.

Bước 3: Trong cửa sổ Accept or Reject Changes bạn có thể chấp nhận/từ chối lần lượt từng thay đổi hoặc cùng một lúc thông qua 04 nút tuỳ chọn:

 Accept, Reject, Accept All, Reject All.

Hướng dẫn tắt Track Changes trong Excel

Để tắt tính năng Track Changes khi bạn không còn cần theo dõi các thay đổi nữa, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Track Changes trên thanh Quick Access Toolbar ➡️ Chọn Highlight Changes.

Bước 2: Trong hộp thoại Highlight Changes tiến hành bỏ tick ô Track changes while editing. This also shares your workbook. Cuối cùng nhấn OK để hoàn thành.

Một số Lưu ý khi sử dụng Track Changes

• Tính bảo mật: Mọi thay đổi được theo dõi sẽ được ghi lại, do đó hãy đảm bảo bạn hiểu rõ về các quyền truy cập vào file Excel.
• Đồng bộ dữ liệu: Khi nhiều người cùng làm việc trên một file, hãy thường xuyên đồng bộ dữ liệu để đảm bảo tất cả các thay đổi được ghi nhận đầy đủ.
• Xem lại định kỳ: Định kỳ xem lại và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi để giữ cho tài liệu luôn được cập nhật và chính xác.

Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này bạn có thể theo dõi, kiểm soát các dữ liệu trong bảng tính của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nếu bạn muốn một lộ trình bài bản và thực hành nhiều hơn với đa dạng tác vụ, khóa học Combo Excel sẽ là giải pháp tối ưu cho bạn. Chỉ với 60 giờ học bạn sẽ sở hữu kỹ năng Excel từ cơ bản đến chuyên sâu. Đừng ngại hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất về khóa học nhé!

Trung Tâm Tin Học Trường ĐH KHTN, ĐHQG-HCM