Thổi hồn vào Báo cáo thường niên

ngày 16-06-2017

Vào khoảng thời gian cuối năm khi mọi hoạt động của công ty đã được tổng kết và số liệu tổng hợp đã sẵn sàng, công ty bạn bắt tay vào thực hiện Báo cáo thường niên “nhàm chán” để cung cấp cho các cổ đông. Vâng, chúng tôi gọi đó là Báo cáo thường niên “nhàm chán” bởi trong đó chỉ toàn là chữ và những con số dài ngoằng, cứng ngắt.

Thật ra, Báo cáo thường niên chứa đựng rất nhiều thông tin hữu ích, nó giúp cổ đông, nhân viên công ty và cả những đối tác tiềm năng biết được tình hình hoạt động của công ty trong năm vừa qua, tốc độ tăng trưởng ra sao, bao nhiêu kế hoạch đã hoàn thành, các dự án mới được triển khai, cũng như phân tích được ưu- nhược của tổ chức và cho thấy tiềm năng phát triển trong các năm tiếp theo. Báo cáo thường niên như một cuốn sách tổng kết lại cả một năm lao động miệt mài của tổ chức.

Vậy tại sao chúng ta không làm cho Báo cáo thường niên trở nên hấp dẫn và lôi cuốn người xem hơn? Một Báo cáo thường niên được thiết kế đẹp với nhiều thông điệp, số liệu được lồng ghép trực quan, sinh động như một quyển tạp chí hay một cuốn sách đẹp vừa hấp dẫn người đọc, vừa là một hình thức quảng bá thương hiệu.

Hãy thảo luận với nhóm của bạn về việc “thay áo mới” cho Báo cáo thường niên cũng như đề xuất ý kiến này với Sếp. Một chút thay đổi về cách thể hiện những con số tưởng chừng như khô khan biết đâu lại là một điểm cộng không nhỏ trong mắt cổ đông cũng như các đối tác tiềm năng của công ty.

Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một số gợi ý để thổi hồn cho Báo cáo thường niên.

1. Chọn cách thể hiện

Khi nghĩ đến Báo cáo thường niên, chúng ta thường nghĩ ngay đến một cuốn sách với khoảng 12-24 trang được in trên giấy trắng và chắc chắn có rất nhiều thông tin để đọc.

Bạn hãy bỏ suy nghĩ đó đi, hãy nghĩ theo góc nhìn của một Designer, chúng ta sẽ cùng nhau phá bỏ mọi giới hạn. Một Báo cáo thường niên có thể là một tập sách phong cách mang đâm dấu ấn của doanh nghiệp, một bảng tin trên website hoặc thậm chí là một ứng dụng di động, có thể được thể hiện dưới dạng in ấn hoặc định dạng kỹ thuật số. Hãy thuyết phục Sếp của bạn rằng việc lượt bớt văn bản không có nghĩa là diễn đạt thiếu các thông tin trong Báo cáo thường niên, bạn chỉ phân tích và diễn đạt các con số ở một góc nhìn trực quan hơn và dễ hiểu hơn mà thôi.

Một bảng số liệu có thể tạo cảm giác nhàm chán. Nhưng cũng với những con số đó nếu biết cách thể hiện sẽ trở thành tác phẩm nghệ thuật. Một Báo cáo thường niên đúng chuẩn là Báo cáo vừa thể hiện đầy đủ thông tin vừa được thiết kế bắt mắt và thu hút người xem.

2. Kể lại câu chuyện trong một năm của Doanh nghiệp

Quy trình thiết kế một Báo cáo thường niên cũng giống như bất kỳ một sản phẩm nào khác. Trong năm nay, bạn muốn kể cho cổ đông nghe câu chuyện gì về Doanh nghiệp của mình?

Báo cáo của bạn sẽ phải bao gồm các số liệu tài chính của doanh nghiệp, vì vậy hãy phát triển câu chuyện theo hướng này. Đó có thể là câu chuyện về những thử thách mà Doanh nghiệp của bạn đã trải qua trong năm vừa rồi, những thành công gặt hái được hoặc bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình hoạt động. Làm sao để câu chuyện này có thể tác động đến cổ đông và nhân viên công ty, để mọi người khi xem qua Báo cáo thường niên sẽ có một cái nhìn lạc quan và kỳ vọng hơn trong năm sau.

Báo cáo thường niên, không chỉ là một cách quảng bá thương hiệu mà còn giúp mọi người hiểu rõ hơn về Doanh nghiệp nơi họ làm việc và gắn bó. Đó cũng có thể là câu chuyện về lịch sử thành lập công ty, vừa cung cấp cho người xem cái nhìn tổng quan từ những ngày đầu thành lập vừa cập nhật được những thông tin quan trọng ở thời điểm hiện tại.

Một điều quan trọng cần lưu ý khi xem xét việc xây dựng câu chuyện là vẫn phải giữ được “bản sắc” và tinh thần của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn luôn muốn hướng tới phong thái nghiêm túc, vững chãi hay muốn thể hiện sự nhiệt huyết, năng động, trẻ trung? Tùy theo “bản sắc” của Doanh nghiệp, mà câu chuyện về Báo cáo thường niên sẽ được Designer kể với một giọng điệu khác biệt.

3. Biến dữ liệu khô khan trở nên trực quan sinh động

Infographic là công cụ tối ưu nhất khi bạn muốn báo cáo về các số liệu của công ty. Hãy đọc thật kỹ phần dữ liệu và thông tin phải có trong bảng báo cáo, sau đó phát triển nó thành những hình ảnh đơn giản hơn.

Tạo biểu đồ, đồ thị cũng là một cách để các con số trở nên dễ hiểu hơn, bạn cũng có thể nghĩ ra nhiều cách khác. Sử dụng hình ảnh đại diện cũng là một cách để thu hút sự chú ý. Ví dụ, thay vì đánh số để phân cấp sơ đồ, bạn có thể dùng các biểu tượng để thể hiện thông tin Hội đồng quản trị, giúp người xem chú ý vào thông tin mà bạn muốn truyền đạt.

4. Ứng dụng nghệ thuật xếp chữ Typography

Nếu Báo cáo thường niên của bạn không thể hiện được nhiều bằng hình ảnh, nghệ thuật xếp chữ sẽ cứu vãn thiết kế của bạn. Những con số với kích thước lớn và in đậm cũng đủ để trở thành điểm nhấn cho thiết kế.

Trên mỗi trang hoặc màn hình nên có một tiêu điểm nổi bật, có thể là hình ảnh hoặc ký tự. Tại sao bạn không thử sử dụng một ký tự với màu sắc tương phản với không gian xung quanh, hoặc với kích thước nổi bật hay font chữ cách điệu? Đó cũng là một yếu tố để tạo sự khác biệt cho thiết kế.

5. Sử dụng không gian hợp lý

Một trong những kỹ thuật thiết kế cần được ứng dụng vào Báo cáo thường niên chính là cách bố cục sử dụng không gian sao cho hợp lý. Đối với một ấn phẩm chứa vô vàn thông tin như Báo cáo thường niên thì bên cạnh việc thể hiện đầy đủ thông tin cũng cần những khoảng trống để thư giãn, để đôi mắt được nghỉ ngơi, để người xem “có chỗ thở”.

Những khoảng trống bên cạnh các số liệu chi chít về chi phí, lợi nhuận để các cổ đông có chỗ để ghi chú thêm những thông tin cần thiết. Những khoảng trống ở phần mở đầu hoặc cuối trang văn bản làm người xem cảm thấy thoải mái hơn, xóa bỏ cảm giác chật chội và nặng nề khi xem một văn bản toàn chữ và số liệu.

Ví dụ như Báo cáo thường niên của Uniqlo, mặc dù chứa rất nhiều văn bản nhưng vẫn đủ không gian để cân bằng lại giúp văn bản trở nên dễ đọc hơn. Uniqlo đã thành công trong việc tạo được sự cân bằng trọng lượng giữa phần văn bản và khoảng trống. Chúng tôi đề xuất tỷ lệ bạn có thể áp dụng là 3:1, 3 phần cho văn bản và 1 phần cho khoảng không gian trống, không bao gồm phần viền trang xung quanh.

6. Chú ý đến bìa Báo cáo và những trang giới thiệu

Trên thực tế bạn nên lường trước là Sếp của bạn có thể sẽ muốn có một Báo cáo thường niên theo kiểu truyền thống, chỉ với văn bản và bảng biểu số liệu. Trong trường hợp này, bạn vẫn có thể làm Báo cáo thường niên trong hấp dẫn hơn bằng việc tập trung vào phần bìa và phần giới thiệu của Báo cáo.

Sự kết hợp giữa thiết kế ấn tượng mà vẫn giữ nguyên cách trình bày truyền thống có thể sẽ là lựa chọn của nhiều Doanh nghiệp. Chỉ cần đầu tư vào phần bìa và phần giới thiệu cũng đủ để quảng bá thương hiệu, và các số liệu tài chính vẫn được đảm bảo đầy đủ.

Đối với cách này bạn không mất nhiều thời gian và chi phí cho việc biến các dữ liệu trực quan sinh động. Bạn chỉ cần tập trung vào phần đầu của Báo cáo để gây ấn tượng với người xem ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Thay lời kết,

Bạn đã sẵn sàng bắt tay vào việc xem xét thật kỹ các dữ liệu để lên ý tưởng cho Báo cáo thường niên ấn tượng và thu hút chưa?

Hãy cứ sáng tạo và thể hiện “bản sắc” Doanh nghiệp, để Báo cáo thường niên không còn là một tập sách nhám chán với chỉ toàn văn bản và những số liệu khô khan. Một thay đổi nhỏ, một chút ý tưởng mới bạn đã có thể xóa bỏ quan niệm cũ của mọi người về Báo cáo thương niên. Chúc bạn thành công trong việc “thay áo mới” cho Báo cáo thường niên!

 

Nguồn: Codemyviews

Ngành Đồ họa – Trung tâm Tin học ĐH Khoa học Tự nhiên TP.HCM

137E Nguyễn Chí Thanh P.9 Q.5, Tp.HCM

Hotline: 0914 251 119

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO